System do zarządzania mieszalnią pasz. Jak ułatwić codzienną pracę w wytwórni?

Codzienna praca w małych i średnich wytwórniach pasz w Polsce wciąż wiąże się z wieloma wyzwaniami. Nawet jeśli większość procesów technologicznych jest zautomatyzowana, to producenci często borykają się z ręcznym wypełnianiem dokumentów, chaosem w dokumentacji, rozproszonymi danymi i problemami w raportowaniu.

---

Z czym borykają się producenci pasz?

W praktyce wytwórcy pasz spotykają się z kilkoma powtarzającymi się problemami:

• Nieaktualna lub rozproszona dokumentacja – dane o produkcji, magazynach, recepturach i dostawach surowców są w różnych plikach. Kiedy przychodzi kontrola weterynaryjna lub audyt (np. GMP+, HACCP), trzeba spędzać godziny na kompletowaniu dokumentów.

• Brak powiązania dostaw z fakturami i stanem zapasów – właściciel przekazuje do księgowości faktury i dokumenty zakupowe, ale brak centralnej bazy sprawia, że trudno powiązać je z rzeczywistym stanem magazynów i zużyciem surowców w mieszalni. Księgowość nie może łatwo określić wartości przechowywanych materiałów, ani kontrolować kosztów produkcji, co prowadzi do długich wyjaśnień i ryzyka błędów w raportach finansowych.

• Problemy w raportowaniu i nadzorze – przygotowanie raportów wymaga zestawiania danych z kilku źródeł. Śledzenie pochodzenia surowców czy sprawdzanie historii dostaw staje się czasochłonne.

• Procesy suszenia i czyszczenia surowców – np. suszenie mokrej kukurydzy. Po wysuszeniu ilość surowca się zmienia, a cena za tonę wzrasta. Bez systemu trudno prawidłowo przeliczyć ilości, koszty i powiązać to z dokumentacją magazynową.

• Archiwizacja próbek i wyników badań – większość surowców oraz produkowanych pasz powinna być badana, a wyniki tych badań oraz fizyczne próbki należy odpowiednio archiwizować. W praktyce producenci często mają problem z przechowywaniem wyników w sposób uporządkowany i łatwo dostępny.

• Różne jednostki i formy mieszanek paszowych – obsługa różnych jednostek miary (kilogramy, tony, litry, sztuki) oraz różnych form przygotowania paszy – sypkiej, workowanej czy pakowanej – często sprawia producentom trudność w prowadzeniu dokumentacji.

• Długie przygotowania do kontroli – ręczne zestawianie raportów i dokumentów zajmuje dużo czasu, a każda pomyłka to ryzyko problemów na przykład z inspektorem weterynarii.

Brak rozwiązań na polskim rynku

Na polskim rynku brakuje programów, które łączyłyby wszystkie obszary funkcjonowania wytwórni: dostawy, magazyny, receptury, produkcję, dokumentację, raportowanie i kontrolę kosztów. W większości firm producenci korzystają z różnych plików, które nie są spójne ani łatwe w utrzymaniu. To powoduje chaos, błędy i stres, szczególnie przed kontrolami lub audytami.

Co powinien mieć nowoczesny program dla wytwórni pasz?

Dobry system zarządzania mieszalnią pasz powinien pomagać w codziennej pracy, rozwiązywać realne problemy wytwórców i wspierać przygotowanie do kontroli zewnętrznych instytucji. Najważniejsze funkcje to:

1. Centralna baza danych i spójność informacji

System powinien przechowywać wszystkie dane w jednym miejscu: informacje o surowcach i produktach, receptury, dane dostawców i klientów, magazyny, zlecenia produkcyjne, dokumentację i raporty. Dzięki temu można:

• łatwo sprawdzić historię zakupów i sprzedaży,
• powiązać produkcję z konkretnymi dostawami surowców,
• uniknąć błędów w dokumentacji,
• być przygotowanym na kontrolę w każdej chwili (bez specjalnych przygotowań).

2. Obsługa receptur

Dobry system pozwala na elastyczne dopasowanie receptury paszy na poziomie konkretnego zlecenia produkcyjnego, bez zmiany oryginalnego składu. Przykład: jeśli zabraknie jednego składnika, można użyć odpowiednich zamienników lub dostosować skład paszy do dostępnych surowców. Szczególnie przy produkcji na własne potrzeby, skład można modyfikować również w zależności od potrzeb zwierząt lub sezonu, zachowując jednocześnie oryginalną recepturę jako punkt odniesienia.

3. Magazyn i kontrola stanów

Nowoczesny system powinien oferować pełną obsługę magazynu i zarządzanie surowcami, obejmującą wszystkie typy dokumentów: PZ, PW, RW, WZ. Dzięki temu można dokładnie śledzić przyjęcia, wydania i przesunięcia surowców i produktów gotowych. System powinien umożliwiać monitorowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, określanie wartości materiałów, a także szybkie sprawdzenie, co znajduje się w konkretnej lokalizacji, np. w silosie czy na konkretnym regale. Dodatkowo przydatne są funkcje takie jak powiadomienia o niskich stanach surowców, co ułatwia planowanie produkcji.

4. Moduł produkcyjny

Program powinien umożliwiać sprawną realizację zleceń: rozchód surowców zgodnie z zasadą „od najstarszych”, przyjęcie produktów gotowych oraz automatyczne obliczanie rzeczywistych kosztów produkcji. System powinien także umożliwiać dodawanie kosztów stałych do poszczególnych partii, numerowanie partii produkcyjnych i generowanie pełnej dokumentacji poprodukcyjnej.

5. Obsługa różnych jednostek

System powinien obsługiwać różne jednostki miary i typy mieszanek paszowych, np. paszę sypką, granulowaną, workowaną i pakowaną. Dzięki temu firma może elastycznie reagować na zamówienia i potrzeby klientów.

6. Raportowanie higieny i konserwacji

Sprzątanie, czyszczenie maszyn, konserwacje i inne obowiązkowe czynności powinny być rejestrowane w systemie i włączone do dokumentacji produkcyjnej. To pozwala:

• łatwo przygotować się do kontroli weterynaryjnej, audytów GMP+ czy HACCP,
• mieć pełną historię działań higienicznych i konserwacyjnych.

7. Historia zakupów i zużycia

System powinien przechowywać dane historyczne o zakupach, dostawach i produkcji. Dzięki temu w każdej chwili można:

• sprawdzić które surowce zostały wykorzystane w jakiej partii,
• sprawdzić kto kupił produkty, za ile zostały sprzedane i z czego zostały wyprodukowane,
• powiązać informacje finansowe, co ułatwia komunikację z księgowością i oszczędza czas właściciela.

8. Możliwość wgrywania własnych wzorów dokumentów

Każda mieszalnia ma swoje specyficzne wymagania odnośnie dokumentów: umowy, raporty, atesty lub certyfikaty. System powinien umożliwiać ich wczytanie i integrację z codzienną produkcją. To umożliwia dostosowanie systemu do wymagań stawianym mieszalni przez odbiorców oraz lokalne przepisy.

9. Automatyczne generowanie dokumentów

Program powinien automatycznie tworzyć potrzebne dokumenty „w tle”, bez konieczności ich ręcznego wywoływania. Użytkownik powinien mieć możliwość sięgnięcia po nie w dowolnym momencie – zarówno po raporty bieżące, jak i archiwalne. Takie rozwiązanie ułatwia codzienną pracę i pozwala szybko odszukać wymagane pliki bez przeszukiwania segregatorów. System powinien generować dokumenty takie jak: umowa zakupu zbóż, raport produkcyjny, atest jakościowy oraz karta kontroli dostaw, zapewniając ich kompletność i spójność z informacjami w systemie.

10. Automatyczne wyliczanie kosztów

System powinien przeliczać koszt każdej partii paszy na podstawie rzeczywistych cen surowców. Dzięki temu można:

• dokładnie kontrolować rentowność,
• kalkulować ceny sprzedaży,
• minimalizować straty wynikające z błędów w dokumentacji lub rozjazdów z księgowością.

Jak ułatwić sobie pracę?

System Omni Mieszalnia to program ERP, który został stworzony na podstawie doświadczeń producentów i działa w polskich mieszalniach. Jest przetestowany i rozwijany w miarę potrzeb wynikających z polskich wymagań. Integruje magazyny, receptury, produkcję, dokumentację w jednym miejscu, pozwalając w prosty sposób kontrolować stany magazynowe, śledzić zużycie surowców, raportować czynności higieniczne i przygotować firmę do audytów.

To unikalne rozwiązanie stworzone specjalnie z myślą o specyfice polskiego rynku paszowego.

Wdrożenie programu do zarządzania wytwórnią pasz

Wdrożenie programu zaczyna się od zdefiniowania wzorów dokumentów używanych w systemie. Następnie wprowadza się podstawowe informacje o towarach, lokalizacjach magazynowych oraz kontrahentach, a także stan początkowy zapasów, by mieć pełny obraz dostępnych surowców i produktów gotowych.

Równolegle definiuje się użytkowników i przypisuje im odpowiednie uprawnienia. Dzięki temu pracownicy produkcji mogą korzystać z danych niezbędnych do pracy, jednocześnie nie mając dostępu do informacji finansowych czy wrażliwych danych kontrahentów. Takie podejście pozwala szybko przejść przez instalację i zacząć korzystanie z systemu.